标点符(钱魏 Way)

番茄工作法的学习

 一、番茄工作法的基本方法

  1. 把想要做的事情都记录在活动清单上,活动清单就像一个累积待办事项的仓库
  2. 每天早上从活动清单中挑选今天想做的事情抄入今日待办清单,按重要性排序并估测大致需要的番茄数
  3. 在今日待办清单上选出最重要的一件
  4. 开始一个番茄时间,倒计时25分钟,专注于你的工作,直到铃声响起
  5. 尽量保护你的番茄时间别被打断,如果有新想法或外部干扰,先记录下来,留到铃响之后处理
  6. 每个番茄时间结束后休息3-5分钟,4个番茄时间算一轮结束后休息15-30分钟
  7. 已经做完的事及时划掉
  8. 一天结束后在记录单中记录自己完成的番茄数,被打断的次数等等信息
  9. 将计划外且没完成的工作记回活动清单
  10. 分析和思考看看是否有需要改进

每天工作前,整理出当天要做的所有事项,然后设置一个25分钟闹钟,开始做其中最重要的一件事。在这25分钟里要抛开各种杂念,专心工作,不可中断去处理其他事宜。25分钟后闹钟响时,可休息5分钟,如站起来走动放松、倒杯水去趟卫生间等,但不可再思考或处理与工作有关的事情。休息结束后,选择剩余事项中最重要的事项,开始新的25分钟工作之旅。

在每隔25分钟的常规休息之外,安排时间更长的阶段性休息。可将4个番茄钟作为一组,在每4个番茄钟后,进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15-30分钟的消遣。

如果工作过程中遇到突发灵感,那么要立即记录下来,然后继续你手头的工作;如果同事找你沟通事情,可进行简短交流,如需长聊可另行安排时间,避免打断工作。如果遇到必须要处理的突发事件,那么就只好终止手头的工作了,当然这种情况要尽量避免。当结束了一天工作时,马上进入记录阶段,总结今天的工作得失,比便督促自己不断改进、提高。

二、番茄工作法的基本目标

“番茄工作法”是一套简单易行的时间管理方法,用以提升你个人和所在团队的生产力,从而做到:

  • 减轻时间焦虑
  • 集中注意力,减少中断
  • 增强决策意识
  • 唤醒激励和持久激励
  • 巩固达成目标的决心
  • 精确地预估工作量
  • 改进工作学习流程
  • 强化决断力,快刀斩乱麻

三、运用番茄工作法的好处   

  1. 避免拖沓症。当我们遇到复杂或难以处理的工作时,会在各种可选方案里不断地取舍,从而带来焦虑和拖沓。这时我们要做的就是将复杂的工作拆分到每个番茄钟,别考虑工作有多复杂,重要的是开始、再开始。只要开始动手,你就成功了一半。
  2. 提高专注力。在每个25分钟里专注做一件事情,有助于进入“心流”状态(也称涌流,flow)。即注意力高度集中于工作进入忘我的状态,丧失自我意识及时间感觉,从而大大提高工作效率。

番茄工作法与Scrum、XP等敏捷方法类似,但它更关注“微观”层面,相当于一个单人团队在执行25分钟的迭代。要完成大量工作,重点不在完成工作上,而在于能否集中注意力。

四、番茄工作法所用的工具

  1. 番茄计时器,除了传统的机械计时器,还可以手机应用,PC客户端等。建议使用传统的机械计时器,原因是上发条定时的过程容易形成条件反射,快速进入注意力集中的状态。且时间到后会有清晰的结束声(貌似会打扰到同事)。
  2. 铅笔和橡皮
  3. 今日待办清单,包括一部分留给计划外的待办事件
  4. 活动清单
  5. 记录单

五、番茄工作法常见疑问

1、干嘛每天早上要从“活动清单”里往“今日待办”里抄?

其实这是一个计划和预估的过程,预估包括定量和定性两种

  1. 定量预估 是分析自己每天能有多少番茄可以利用,每天有多少任务,每个任务需要花费多少番茄
  2. 定性预估 是排列今天的任务的重要程度,哪些先做哪些后做

2、每天应该往“今日待办”里抄入多少任务?

  1. 今天不打算做的事情别往里面写。今日待办相当于一个承诺,是给自己的压力,里面应该是今天一定要完成的任务
  2. 任务数量不宜过多,应该是可以完成的任务。每完成一个可以划掉一个,这作为一种精神奖励,是给自己的动力,试想一
    天结束,还有一堆没完成的任务,心里会是什么心情。

3、估测出的需要用番茄数太多或太少怎么办?

  1. 先说太少,明显的不需要一个番茄时间就能做完的任务,可以和其他任务合并起来一起进行,1个番茄是最小的时间划分单位,不存在半个番茄这样的划分;
  2. 再说太多,如果一个任务需要耗费7个以上的番茄来完成,可以考虑将其拆分为 若干个小一点的任务,这是一个将复杂的事情变简单的过程,可以防止很多知难而退造成的拖延。

4、一个番茄+休息是30分钟,我该等到整点开始吗?

不用,番茄时间是一种全新的时间观念,进行的时候不需要去理会当前的真实 时间是几点几分。番茄时间和休息时间也不是固定不变的25分钟和5分钟,是可以 根据个人情况适度调整的 我们要保证的关键是在一个番茄工作时间内专注地、不被中断的进行工作,直到铃声响起。

5、番茄时间里突然想起有件事想做该怎么办?

原则是将中断变成任务,几个步骤处理这种情况

  1. 在“今日待办”清单里做一个内部中断的标记
  2. 在“今日待办”清单中的“计划外待办”区域用最简要的文字把你的想法记录下来
  3. 回到刚才进行的工作中去,集中注意力,直到铃声响起

6、番茄时间里有别人或别的工作来打扰我该怎么办?

原则是尽量拖延打断,或将打断变成任务,与之前的步骤类似

  1. 在“今日待办”清单里做一个外部中断的标记
  2. 看一眼倒计时的时间,与来打扰你的人商量,看是否能稍微推迟一会,到番茄时间结束后再办理
  3. 如果可以的话,在“计划外待办”区域简单的记录这件事,然后回到刚才的工作中去,直到铃响
  4. 如果是很紧急的事无法推迟,则只好被打断,这一个番茄时间作废

7、我只被打断了几分钟时间,回来继续完成刚才的番茄行不行?

不行,如果任务被放下,无论是长期的还是暂时的,当前的番茄必须作废。你必须重新开一个新的番茄时间,如果需要可以先休息一下再开始。 不要担心会影响自己当天完成番茄数的指标,压根就不该有这个指标,那不重要在下一个番茄中集中注意力获得最佳的工作效率才是有价值的。

8、我总被打断,这样我每天根本完不成几个番茄。

即使这样,也不可以对那些短暂的中断睁一眼闭一眼,作弊是无益于自己的提高的,还是如实记录为好实在觉得没有成就感,可以适度缩短番茄时间,20分种?15分钟?时间短了,被中断的概率就少了,理论上可能完成的总数也就相应多了,当有些进步后再慢慢延长番茄时间。

9、番茄时间里倒计时让我有紧张感怎么办?

工作过程中应该把注意力集中到工作中,不要去注意时间,只等铃响。而倒计时只在别人来打扰你的时候用来告诉别人需要等你几分钟,其余情况下没用。

10、铃还没响但我这项工作已经做完了,该怎么办?

别有浪费时间的负罪感,这时候应该回顾一下刚才完成的工作,或复习一下刚才的所学内容,进行过度学习绝不是浪费时间而是很有效的提高技巧。

11、铃响之后还有几分钟的工作量该做完它吗?

不可以,铃响之后必须停下手中的工作,专心的去休息。大脑在长时间的压力下工作的效率并不高,而长时间的精神紧张,会导致工作记忆能力和集中力下降, 得不偿失。休息之后可以开新的番茄继续完成上面这项工作,很快工作完成,如果不需要进行过度学习,就作废这个番茄时间,在“今日待办”上标记破碎的番茄,划掉完成的任务,再休息一会。

12、每个番茄时间结束后的休息应该干点什么?

休息要充分吸收过去25分钟的脑力激荡,因此不宜做劳神费心的事情,对于成天工作在电脑前的人来说,适合的休息包括小睡或者离开座位做一些肩背运动,或者溜达、喝水、上厕所等。而这时候不要去做一些费神的事情,比如回复邮件或浏览新闻,虽然感觉上这也是休息,但效果并不很好。

13、休息的时间必须是3-5分钟吗?

要给大脑足够的时间休息,3分钟是最低极限;而如果感到特别累,适当延长休息时间到5-10分钟也是可以的,但不宜超过10分钟,休息时间太长会打乱番茄工作法的节奏。

14、休息之后立刻开始下一个番茄吗?

其实休息结束后你需要做一个选择,是继续刚才的工作还是换一个另外的任务,浏览一下新收到的邮件标题(不是打开阅读全文更不是回复),看看工作任务有没有什么变化,瞄一眼刚才中断时添加的那些计划外任务,有没有什么更紧急更重要的需要尽快完成。这是一个战略决策的瞬间,可以解决时间被划分为一个一个番茄后带来的只顾低头拉车忘了抬头看路的弱点。

15、做完了的事干嘛还多此一举去划掉它?

  1. 划掉已经做完的事会给自己带来一种完成的成就感,是一种对自己的精神奖励。
  2. 划去已经做完的任务,便于可视化管理,方便自己知道还有哪些任务需要完成。

16、上一个番茄我表现得不好,影响到我做这个番茄时的心情了,怎么办?

受外界的干扰和自身身体以及精神因素等多方面的影响,不可能在每个番茄都能达到完全专注的状态这很正常,上一个番茄表现不好也无须自责,好在每个番茄划分的时间并不长,即使浪费了一点时间损失也并不大,此时集中注意完成好现在的番茄才是最重要的,相信自己只要一个番茄一个番茄的持续下去,一定会成功。

17、预估的番茄数太多,其实没用那么多番茄就把任务做完了怎么办?

先不要理会,继续做下一项任务。一天全部的任务都做完如果还有预估的番茄剩余,可以从活动清单里再挑出一件来完成。

18、如果预估的番茄数太少,用完了预估的番茄还没完成任务怎么办?

  1. 继续做下去,直到任务完成
  2. 发现预估的番茄用完了,这时对剩余的任务重新预估,分配新的番茄预算,然后再继续完成任务推荐用第2种,对提高预估能力有好处。

19、每天结束时那些记录和分析有什么意义?

  1. 记录每天完成的番茄数,可以让我们看到自己的表现和进步,起到激励或警醒自己的作用
  2. 记录每天预估和完成的番茄数,有助于我们提高对时间进度的预估能力
  3. 记录还有助于我们认识自己在什么时间段工作效率最高,什么时间段受到的干扰最少有助于我们找到最适合自己节奏的番茄工作法   

 六、番茄工作法电子书下载

《番茄工作法(官方电子版)》PDF下载地址:http://ishare.iask.sina.com.cn/f/23672980.html

《番茄工作法图解——简单易行的时间管理方法》PDF下载:第一部分:http://ishare.iask.sina.com.cn/f/23681243.html ;第二部分:http://ishare.iask.sina.com.cn/f/23681496.html

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评论

  1. the5fire #1

    mark,番茄工作法还是很实用的。

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    2013-01-10
  2. parma #2

    番茄工作法+GTD是一套不错的时间效率管理方法。
    我平时使用这个app去管理,简单就好https://itunes.apple.com/cn/app/fan-jia-tu-dou-nao-zhong-jie/id1091453548?l=en&mt=8

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    2016-04-17