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产品经理如何写好周报

钱魏Way · · 0 次浏览

工作汇报是下级向上级进行定期或者不定期的告知项目进度,身为产品经理,对已工作汇报尤其重要,汇报涉及到的内容主要有:汇报工作进度、说明重要事项、反馈重要信息、回馈上级疑问,更重要的是让你的上级知道你在做什么。工作汇报的主要目的有:陈述工作现状、表达工作业绩和沟通信息加强联系。

正经的周报应该怎么写?

周报需要汇报哪些内容?

本周工作进展

重点不在于做了什么,而是拿到了什么结果(有共识的)。对项目产生的影响。花了半天时间和谁谁开了个什么会不重要,重要的是会上做了什么决定,会后定了什么后续的行动方案;完成了多少文档不重要,重要的是如何完成的,如调研是否具有普遍性,有什么反馈,能对项目决策产生什么影响。

内容:

  • 检查计划中关键任务的完成进度是否符合预期
  • 反馈各任务的执行结果,如:完成情况/未达预期的原因/失败的原因
  • 统计日程表中各任务的耗时情况是否正常,有没有效率特低或特高的情况,原因写到备注中
  • 回溯上一周面临的问题是否得到解决,解决方案是否有效,并对问题解决的过程进行概括
  • 总结本周面临的新问题,描述问题并概括导致问题出现的原因,准备以何种解决方案应对
  • 对工作、学习、生活(主要是人际关系)三方面进行评估,一方面对重点任务进行陈述性总结,另一方面评估重点任务的完成质量

备注:

  • 如果是上司已经知道的成绩,一笔带过即可(别记流水账)。关键是介绍上司可能不清楚的部分。如果你不讲,上司连这个事情有做没做都不知道,多半要当你没做。结果你委屈,上司也心里不踏实,觉得诸多事项怎么就没人管了,大家每天都在瞎忙些什么。
  • 工作总结不是写本周干了哪些事情,比如说完成了一个功能上线,修复一个BUG等。你可以这么写,不过这并不能帮助你的上司更好的了解你的工作。完成功能上线了,然后呢?有什么效果?比预期好还是比预期差?有风险没有?需不需要再投入一些时间上去改进改进?如果你不能打消上司的这些疑惑,那就只能说明你的工作汇报还不到位。说到底上司所希望的是你从他所关注的角度来汇报工作,这就需要我们改变原来的观念,不再是我做了哪些事情,而是这些事情进展到何种程度了。

示例:开发一个新功能需要汇报如下方面:

  • 背景:为什么要开发这个功能,想要达到什么目标。这个非常重要,有时候一些不靠谱的产品和技术提出了一些不靠谱的方案,实际上是有更为优雅的方案和手段,或者说根本就没有必要去做。做汇报的时候至少能够让上司有机会了解到这些点,尽早避免无意义的时间浪费。不然你都闷头做出来,其他部门一堆产品技术也配合你忙活了大半个月,再想改变就非常难了。
  • 计划:开发这个功能需要几周时间,截止时间是多久,每周各需要做哪些事情。这部分是用来给你上司一个大概的预期,让他不至于担心你做不完这件事情。
  • 进展:代码开发到何种程度,是否已经提交测试等等。这部分不仅需要包含你自己做的工作,也需要包含你的上游和下游合作方的工作。例如做多机房的隔离,就需要汇报数据库隔离的进展(DBA的工作),缓存的隔离(运维的工作),代码开发的进展(你自己的工作)。因为你对整件事情负责,所以必须从整体上把握事情的进展,其中任何一项缺失都可能会导致项目延期或者失败。收集进展这件事情不会耗费多少时间,但是却能够让你对项目有一个更强的控制力。
  • 问题:数据库资源申请慢,可能会影响上线时间。这个也非常重要,只有你把工作的问题暴露出来,上司才有可能帮你去调配资源,协调时间等。
  • 总结:任务完成的效果如何。这个部分需要收集一些数据来支撑你的任务,比如说上线功能的平均响应时间,PV,UV,是否达到初期的目标等。

下周工作计划

同样,重点在于希望拿到什么结果,推进什么事情。不要是“继续优化T2产品规划”这样虚的东西,而应该是针对本次汇报具体化工作任务,同时也给出思路和方法;不要说“要启动T3项目”,而是“调研T3需求,筛选并达成共识,制作Axure原型,回馈需求方,时间节点在下周三”。

内容:

  • 列出能预见到的项目/任务
  • 细化任务,一方面要计划任务量,另一方面要计划时间分配

严格来说,这部分并不是给上司看的,而是给自己看的,写在周报里只是为了向上司证明自己有计划,有妥善的安排。合理的计划决定时间管理水平,时间管理又决定工作效率的高低。

问题和需支持的地方

怎么去尝试解决,搞不定的需要什么资源,打算找谁,打算让老板或同事怎么帮你。“存在的问题”,“需要给到的支持”;提到的时候,一定要想好解决方案;切忌只有问题,没有解决方案,欠缺思考;

本周工作的感慨

包括对工作的思考/疑问/不满/建议等等。其实上司都爱看这部分,因为可以更深入地了解一个人,但大部分周报都不爱写这玩意儿,觉得犯傻气,没话说,如果平时发言也不多,更容易被当作是“不积极,没想法”。这时你可能又委屈了,甚至还悲愤了,但你不来主动沟通,我又从何得知你“很有想法”或是“有所不满”呢?管理者要做的事情很多很杂,没时间频繁找你开会或是私聊,周报是上下级之间高效率的沟通手段,也是你得到上司理解、帮助最便捷的工具。

一周工作的自我评价

自省,针对自己本周的工作评分(五分制:极好、 好、中、差、极差)。自省内容也可以是:

  • 黄金时间分布段:是否把重点任务分配到精力最集中,最不容易受干扰的时间段去做
  • 总结任务的分类,各分类下的任务量,无需脑力的Brain Dead任务和需要静下心做的Deep Time任务各占了多少时间
  • 如果你有建立一个靠谱的目标,你每天花费多少时间在上面?
  • 评估你的精力状况,避免因为安排太多任务而透支

周报需要向哪些人汇报?

传统上,周报不就是汇报工作么?发给自己的主管不就行了么,我觉得这是最傻的,这大大浪费了“写周报”这个及其费脑子的工作。

稍好一些,周报可以发给主管和团队同事,团队里的人互相了解都在做什么,可以便于工作展开。

更好的,周报应该发给主管、团队同事、下属、以及有干系的合作方(其他部门的人),并且酌情区分“To”和“CC”,这才是真正的信息流通,发挥最大价值。愿意把周报发给下属的主管是好主管。

汇报时需要注意什么?

  • 了解汇报对象,这点非常关键;有的老板注重感性的描述,平铺直叙;有的老板注重数据和逻辑性;有的老板会在听汇报的时候,挑一些细节来验证你工作;
  • 了解汇报的目的:例行的进度汇报,还是接受检查,亦或者是请求指导;
  • 准备充足的材料;在平时多积累项目发生过程中的素材。如一些照片,交付物,文本和表格,以及具有里程碑意义的邮件等;另外说到邮件,他其实可以作为你以时间和任务来梳理工作的很好的记录工具;
  • 将汇报的相关文档,以及报告发给老板;更重要的是也发给项目有关的同事,和一些有干系的合作方。这样做,可以帮助他们更好得理解你在做什么;客观上,有助于创造沟通和信息对等;以下一些汇报关键要素(适用于IT项目领域),大家可以参考:
    • 目标 (vision, mission or goals)
    • 竞争对手分析 (competitor analysis)
    • 里程碑 (milestone and deliveries)
    • 主要功能介绍 (feature status w/ priority)
    • 演示 (demo)
    • 项目依赖关系 (dependency)
    • 风险以及风险管理 (risks and mitigation)
    • 需跟进的问题 (open issues or concerns)

周报普遍存在的问题是什么?

场景一:没有重视周报,周报内容纯粹是流水账

存在这种场景的主要心态是周报是一件浪费时间的事情,有这功夫还不如多做一些其他的事情。为了改变这种问题,需要先姚改变认知:

周报是写给别人看的

如果主管不知道你做了某件事情,相当于你就没有做过这件事情。听上去不近人情,其实完全符合实用逻辑。工作分很多类别,有结果容易显露出来的,比如策划案;有不容易显露出来的,比如市场调研和用户维护;有重复性较强的,比如内容审核和数据统计;还有种情况是任务周期较长,在这个过程中需要让别人了解进展情况。不管什么工作,我们都希望得到一个公正的评价。

周报是写给自己看的

  • 工作周报:写给被人看,被动,受命于人,属于履行任务,追求的是效率,希望尽可能快的完成,有可能避重就轻。
  • 个人周报:写给自己看,主动,自发性的,属于自我反省,追求的是问题的发现-解决-反馈,需要静下心来思考。真正对你有用的是工作周报还是个人周报?

如果你是主管,你需要做的可能是提供有意义的回复。让同事觉得不是写了等于没写。那什么样的回复是有意义的?答案是“询问”+“赞赏”+“期望/想法”(缺一不可)

  • 询问
    • 后续…怎么办?
    • 你想…?你能?
    • 能告诉我更多关于…?
  • 赞赏
  • 期望/想法
    • 我期待,我希望
    • 继续执行,持续关注中

具体来说,当下属从上级的周报反馈中获得有价值的信息时,不仅能更加了解领导对工作的具体期望和要求,更能感受到自己的工作得到了领导的支持和组织的重视,进而激发“我要更加努力打工回馈组织”的内在动机。不仅如此,研究也发现,建设性的上级反馈还能反过来激发员工的主动的 反馈寻求行为(feedback-seeking behavior)。如果员工能够从写周报上获得领导高质量的及时反馈,就会有更高的意愿去积极主动地寻求更多有价值的反馈信息——更加认真地写周报,为自己争取资源,以帮助自己更好地开展工作和实现成长。

场景二:太过重视周报,周报成为内卷的代名词

在“干得好不如PPT做得好”,“日/周/月报吹得好,薪资没烦恼。”的背景下,慢慢开始攀比谁的周报字数多,谁的周报大而全。别人写了1000多字,我也想写多点,最后写了3000多字。本来只是文字,后来渐渐多了图表,再后来还有图片。本来只有工作汇报,后来又加进去下周工作安排,还有工作反思。越来越冗长,花样也原来越多。

周报的确有其梳理、汇报工作的作用,但“内卷”之下的周报已经脱离本质,逐渐成为“打工人”的负担。有的人更直言:“每周五什么都没时间做,一直在赶周报”不少大厂也意识到了周报的副作用,并开始调整,2020年7月,有阿里员工在脉脉上欣喜地爆料:“周报取消!TL(team leader)需要发月报,但也不超过1000字!”

关于第二个场景,过多需要改进的可能是从制度上改变,比如有人提出的将周报从“向上汇报”改为“向下汇报”。更多的是做信息的互通。

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