如何写好周报的思考

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现在的周报有什么问题?

  • 最好不写,不是因为占用时间,而是觉得写了等于没写,没人看,没人正向有内容的回复。
  • 不知道怎么写,没有参考模板,觉得流水账就够了。也不清应该从哪些方面思考。

为什么要写好周报?

周报是一件浪费时间的事情,有这功夫还不如多写几行代码?

周报是写给别人看的

“如果主管不知道你做了某件事情,相当于你就没有做过这件事情。”听上去不近人情,其实完全符合实用逻辑。工作分很多类别,有结果容易显露出来的,比如策划案;有不容易显露出来的,比如市场调研和用户维护;有重复性较强的,比如内容审核和数据统计;还有种情况是任务周期较长,在这个过程中需要让别人了解进展情况。不管什么工作,我们都希望得到一个公正的评价。

周报是写给自己看的

  • 工作周报:写给被人看,被动,受命于人,属于履行任务,追求的是效率,希望尽可能快的完成,有可能避重就轻。
  • 个人周报:写给自己看,主动,自发性的,属于自我反省,追求的是问题的发现-解决-反馈,需要静下心来思考。
    真正对你有用的是工作周报还是个人周报?

如何更好的组织周报?

本周工作进展

  • 检查计划中关键任务的完成进度是否符合预期
  • 反馈各任务的执行结果,如:完成情况/未达预期的原因/失败的原因
  • 统计日程表中各任务的耗时情况是否正常,有没有效率特低或特高的情况,原因写到备注中
  • 回溯上一周面临的问题是否得到解决,解决方案是否有效,并对问题解决的过程进行概括
  • 总结本周面临的新问题,描述问题并概括导致问题出现的原因,准备以何种解决方案应对
  • 对工作、学习、生活(主要是人际关系)三方面进行评估,一方面对重点任务进行陈述性总结,另一方面评估重点任务的完成质量

备注:

  • 如果是上司已经知道的成绩,一笔带过即可(别记流水账)。关键是介绍上司可能不清楚的部分。如果你不讲,上司连这个事情有做没做都不知道,多半要当你没做。结果你委屈,上司也心里不踏实,觉得诸多事项怎么就没人管了,大家每天都在瞎忙些什么。
  • 工作总结不是写本周干了哪些事情,比如说完成了一个功能上线,修复一个BUG等。你可以这么写,不过这并不能帮助你的上司更好的了解你的工作。完成功能上线了,然后呢?有什么效果?比预期好还是比预期差?有风险没有?需不需要再投入一些时间上去改进改进?如果你不能打消上司的这些疑惑,那就只能说明你的工作汇报还不到位。说到底上司所希望的是你从他所关注的角度来汇报工作,这就需要我们改变原来的观念,不再是我做了哪些事情,而是这些事情进展到何种程度了。

示例:开发一个新功能需要汇报如下方面:

  • 背景:为什么要开发这个功能,想要达到什么目标。这个非常重要,有时候一些不靠谱的产品和技术提出了一些不靠谱的方案,实际上是有更为优雅的方案和手段,或者说根本就没有必要去做。做汇报的时候至少能够让上司有机会了解到这些点,尽早避免无意义的时间浪费。不然你都闷头做出来,其他部门一堆产品技术也配合你忙活了大半个月,再想改变就非常难了。
  • 计划:开发这个功能需要几周时间,截止时间是多久,每周各需要做哪些事情。这部分是用来给你上司一个大概的预期,让他不至于担心你做不完这件事情。
  • 进展:代码开发到何种程度,是否已经提交测试等等。这部分不仅需要包含你自己做的工作,也需要包含你的上游和下游合作方的工作。例如做多机房的隔离,就需要汇报数据库隔离的进展(DBA的工作),缓存的隔离(运维的工作),代码开发的进展(你自己的工作)。因为你对整件事情负责,所以必须从整体上把握事情的进展,其中任何一项缺失都可能会导致项目延期或者失败。收集进展这件事情不会耗费多少时间,但是却能够让你对项目有一个更强的控制力。
  • 问题:数据库资源申请慢,可能会影响上线时间。这个也非常重要,只有你把工作的问题暴露出来,上司才有可能帮你去调配资源,协调时间等。
  • 总结:任务完成的效果如何。这个部分需要收集一些数据来支撑你的任务,比如说上线功能的平均响应时间,PV,UV,是否达到初期的目标等。

下周任务安排

  • 列出能预见到的项目/任务
  • 细化任务,一方面要计划任务量,另一方面要计划时间分配
    严格来说,这部分并不是给上司看的,而是给自己看的,写在周报里只是为了向上司证明自己有计划,有妥善的安排。合理的计划决定时间管理水平,时间管理又决定工作效率的高低。

本周工作的感慨

包括对工作的思考/疑问/不满/建议等等。其实上司都爱看这部分,因为可以更深入地了解一个人,但大部分周报都不爱写这玩意儿,觉得犯傻气,没话说,如果平时发言也不多,更容易被当作是“不积极,没想法”。这时你可能又委屈了,甚至还悲愤了,但你不来主动沟通,我又从何得知你“很有想法”或是“有所不满”呢?管理者要做的事情很多很杂,没时间频繁找你开会或是私聊,周报是上下级之间高效率的沟通手段,也是你得到上司理解、帮助最便捷的工具。

一周工作的自我评价

自省,针对自己本周的工作评分(五分制:极好、 好、中、差、极差)
自省内容也可以是:

  • 黄金时间分布段:是否把重点任务分配到精力最集中,最不容易受干扰的时间段去做
  • 总结任务的分类,各分类下的任务量,无需脑力的Brain Dead任务和需要静下心做的Deep Time任务各占了多少时间
  • 如果你有建立一个靠谱的目标,你每天花费多少时间在上面?
  • 评估你的精力状况,避免因为安排太多任务而透支

如何让周报起到更好的作用?

让回复变得有意义

“询问”+“赞赏”+“期望/想法”缺一不可

  • 询问
    • 后续…怎么办?
    • 你想…?你能?
    • 能告诉我更多关于…?
  • 赞赏
  • 期望/想法
    • 我期待,我希望
    • 继续执行,持续关注中

更加的公开及透明

周报是完全公开透明的,周报抄送给部门所有同事包括上级,上级同样也会写周报抄送给大家。

  • 让大家了解各自所做的事情,增进认识
  • 有问题抛出来,有分享也发出来,互相协助
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