标点符(钱魏 Way)

《PPT演义》中的PPT制作技巧

一、文字是用来瞄的,不是读的

很多人认为PPT很简单,就是把Word里的文字复制、粘贴到幻灯片中。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果,PPT根本就没有存在的必要了。PPT的本质在于可视化,就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。形象,至少能给你带来三方面的感受:

1、便于理解

文字总是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。

2、放松身心。

如果把一本小说贴在墙上,相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧,也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。

3、容易记忆。

传统的PPT,你需要观众记住的是文字,这个难度太大了,即使记住了也很容易忘记;而形象化PPT,可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论,也许三五年后,人们仍然能够记忆犹新。改变那种“复制、粘贴”的做法,把那些无关紧要的内容大胆删除,把长篇大论的文字尽量提炼,也许刚开始你不习惯,也许你做得还很粗糙,别放弃,总有一天你会让观众赞不绝口的。如果PPT没有文字,你让我讲什么?的确,演示习惯的改变不是一朝一夕的事情,这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一点,带着观众读文字是演示的大忌,杜绝这一条,演示效果会逐步得到提升。所以,提出了两个观点:

  1. 文字是用来瞟的,凡是瞟一眼看不清的地方,就要放大,放大还看不清的,删!
  2. 文字是PPT的天敌。能减则减,能少则少,能转图片转图片,能转图表转图表。

二、20分钟是快乐的极限

传统上,我们总是认为,讲得越多,时间越长,越体现出演示者的重视。这是计划经济时代的标准。现在,无论我们的领导、客户还是普通的受众,时间都极为宝贵,没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告,也没有人去听你的长篇大论。浓缩的才是精品!永远不要担心你的演示过短。简短的另一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩,会给观众留下更多的期待和回味,甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。
简短,也对PPT提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的,哪些内容是非讲不可的,哪些内容是能带来震撼的,据此,该合并的合并,该删减的删减。也许,这是一个反复的过程,但标准只有一个:不要让观众有打哈欠的时间。

三:清晰比什么都重要

PPT有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。

  1. PPT毕竟不是电影,其逻辑结构是抽象的,难以把握;
  2. PPT是一页页翻下去的,一次只能看一页内容,前面看过的只能依靠记忆。

解决的办法有两个:

  1. 事先给每位观众发一份演说纲要;
  2. 给你的PPT建立清晰的导航系统。

导航系统主要包括:

  1. 从片头动画、封面、前言、目录,到切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构;
  2. 每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题,更重要的是标明本章节的标题、本页的主题);
  3. 页码,如果方便的话也尽可能加上。

四:没有设计就等于垃圾

传统上,我们把PPT归结为办公处理之类的工具,认为只要简单排版就可以满足需求。无论是汇报、宣传还是比赛、竞标,一个设计精美的PPT最少可以起到以下作用:

  1. 让观众赏心悦目
  2. 让观众产生好感
  3. 赢得观众的信任
  4. 赢得成功的机会

内容的好坏难以评价,但形式的优劣却显而易见,喜欢而又信任的方案自然是领导和客户的首选。

设计非一日之功,但我们可以找到捷径:

  1. 善用专业素材:专业的PPT模板让你的PPT拥有外在美;专业的PPT图表让你的PPT具备内在美;专业的PPT图片(包括JPG、PNG、AI等格式)让你的PPT充满生机。
  2. 掌握排版的基本原则:每个人的审美标准是不同的,但总有一些规律是相通的,掌握并遵守这些规则,将使你的PPT设计得到大多数人的认可。这些规则包括:一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等。
  3. 多看精美案例:PPT诞生以来的十多年里,整个社会的设计水准都在迅速提高,三人行,必有我师,在平面设计、动画领域,处处都有值得我们学习的案例。

五:炫不是动画的根本

自PPT诞生以来,动画就一直是最大的争议。一种观点认为,PPT就是幻灯片,就是一页一页翻过的图片加文字,在商务PPT应用领域,根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画; 相反,有无数的仁人志士对PPT动画矢志不渝,用自己的创意和努力一次次创作动画的传奇,也得到众多PPT爱好者的欢呼雀跃。动画,不仅仅让PPT变得生动,更能让PPT表现效果数倍提升。

1、片头动画

让你的PPT一把抓住观众眼球。电影有片头、游戏有片头、网站有片头,PPT演示也需要片头。演示开始时,观众往往会需要一个适应期,也许还在想着刚才没有处理完的工作,也许还在跟邻座侃侃而谈,也许还在抱怨着观看演示的辛苦,这时候,你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来,精美和创意的片头能立即给观众带来震撼,让观众目不转睛。

2、逻辑动画

一幅静止的画面,观众会自上而下全面浏览,缺乏逻辑的引导,观众难以把握重点,看完之后还要思考其中的逻辑关系,实际上浪费了精力和注意力;如果给这幅画面加上清晰的逻辑动画,就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。演示者可以控制对象出现的先后顺序、主次顺序、位置改变、出现和退出等,引导观众按照自己的思路理解PPT内容。

3、强调动画

以往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容,这有一个很大的弊端,就是要强调的内容会一直处于强调地位,当我们讲述别的内容时,它会分散观众的视线;强调动画,通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果,并能够让演示者自如控制,强调过后自动回复到初始状态。

4、片尾动画

与那些戛然而止的PPT相比,加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果:一是作为礼貌,提醒大家演示结束,并给人一定的缓冲时间,准备接下来的活动;二是与片头动画相呼应,做到有始有终,避免给人虎头蛇尾的印象;三是通过贯穿始终的形式,提醒观众回忆内容,强化记忆。

5、情景动画

也许你讲述的就是一个故事,故事总是有情节、有过程的,而要用一张静止的画面去表达一个完整的过程,几乎不可能。相反,一套连续的动画,则能把这些过程表现得栩栩如生。以往,我们用Flash、视频来表现这些效果,PPT其实也能够实现。

六:图表是PPT的筋脉

商业演示的基本内容就是数据,于是图表变得必不可少。PowerPoint软件就像天生为图表而生的,强大的像Illustrator一样的绘图功能,加上清晰的操作界面、简单的操作模式,让人人都能轻而易举地掌握。如果你的PPT还在受大段文字的困扰,还在为逻辑混乱而发愁,那就赶快学习PPT图表吧。

七:没有策划就没有精品

好的PPT是策划出来的,就像宏伟的建筑是规划出来的,没有策划的PPT必定是失败的作品。不同的演示目的、不同的演示风格、不同的受众对象、不同的使用环境,决定了不同的PPT结构、色彩、节奏、动画效果等,PPT的人介于观众、领导、演示者等多重标准的审视。一个好的PPT作品基于对以上要求的准确把握。美,不是PPT的唯一标准;经验、用心、设身处地为观众着想,即使画面有瑕疵,也往往能赢得演示者的认同和观众的喝彩。

八:PPT可以当主角

我们是为了演示而演示吗?是为了表现自我吗?当然不是!每次我们都是抱着一定的目的进行演示的,或者为了让观众了解我们的工作,或者为了让观众选择我们的产品,或者为了沟通一些信息,或者纯粹为了博得大伙一乐……

如果你是一位表现欲极强的演说大师,如果这是一个需要你展示自我的舞台,那你就勇敢地站出来,做主角吧!如果你是一位稍微内敛的工作者,为了工作才进行这次演示,或者这是一个需要低调的场合,那就不必拘泥于大师们的说教,即使你是配角,也能得到最热烈的喝彩。

九: PPT不是哑巴

在很多人眼中,PPT是多媒体的代名词。但这个多媒体,却一直因为无声而名不副实。无声原因主要有:

  1. PPT的商务特点限制了声音的应用,在商务会议场所,人们需要集中精力思考,无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰;
  2. PPT软件设计的功能限制了声音的应用,PPT软件生下来就没有为声音的应用做好充分准备,仅仅了这一功能,对声音的编辑、优化等功能,PowerPoint还无心顾及;
  3. PPT人群实在太广,大家相关的知识储备远不够,缺乏声音素材、缺乏声音感觉、缺乏声音编辑的技术,但不知不觉中,有人还是尝试起来,结果声音应用不专业,特别有些动作声音常常引来观众一阵哗然。于是,有人总结了,PPT勿用声音。

形势正在悄悄变化,PPT有声时代正在来临。

  1. PPT早已不再限于汇报演示,企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐等正成为PPT应用的热点领域,声音是不可或缺的元素。
  2. 平面设计、flash、视频等时刻冲击着人们的视觉,人们正经受着最严重的审美疲劳,单纯靠画面给人的刺激已经大大降低,声音是增强画面冲击力的绝佳武器。
  3. PPT设计公司的崛起,让PPT声音的处理专业化,声音素材库搭建起来,各类声音编辑软件应用自如,配音设备逐步完善,PPT中声音运用的规律也已经把握到位。

十:退“三”进“七”进“十”

要让PPT高人一等有很多方法,率先使用PowerPoint 2007/PowerPoint 2010,无疑是最有效的捷径。

从PPT专业应用角度看,PowerPoint 2007/PowerPoint 2010的以下特点都是我们极为推崇的。

(1)操作界面更美观、更人性化

  • 全新的vista般操作界面,让人赏心悦目;
  • 对文件整体管理的功能集中到左上角的office按钮里,为操作区留出更大空间;
  • 操作区域更开阔、归类更合理,操作熟练后一目了然;
  • 自定义按钮非常个性化,把常用的功能放在这里调用更快捷;
  • 选择窗格与Photoshop 窗格类似,“层出不穷”成为现实,使PPT各项功能全面提升;
  • 放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角,更适应一般人的操作习惯。

(2)绘图和设计功能更强大

(3)丰富而实用的功能集群

  • SmartArt图表,可以把文字轻松转化为图表。
  • 为PPT文件减肥,2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。
  • PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式,并可把其中的部分PPT页面发布出来,供各类场合使用。
  • 有效防止文档崩溃,尽力恢复程序关闭前的状态。

但2007版也存在一些明显的遗憾:其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映,500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。

文章中观点来源于《PPT演义》一书中的总结,转载自网络,来源未知。

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