标点符(钱魏 Way)

一页纸项目管理表格学习笔记

一、什么是一页纸项目管理表格

一页纸的项目管理表格(One Page Project Manager)简称OPPM,为高层管理者准备的一种工具或者说是一份报告。这个工具使我们可以方便地与高层管理者就项目情况进行沟通,激励并确保各项任务所有者对自己的工作负责。是用很直观的方式将项目的几个核心要素例如:任务、目标、负责人、进度、成本(资源)在一个表格内罗列出来。OPPM的核心价值在于清晰、直观、简约,打印后只有A4纸大小,便于快速阅读。

  • 任务:如何做( how)。任务是项目的中心,为了实现目标,必须要完成任务。它们是项目的螺母和螺钉,即需要完成的工作的细节。
  • 目标:做什么( what),为什么要做(why)。目标就是远景,项日的日的地。论范围,日标可以是总体的或是具体的。
  • 时间:何时完成(when)。时间线度量的是工作应该何时完成,实际上又是何时完成的。时间线可能是弹性的。例如,如果项目被扩展了,可能就必须延长时问线(并增加预算)。
  • 成本:花费( how much)。项目支出可能有硬性成本,如咨询成本和机器成本;也有软性成本,如项目雇用的内部人员的成本。成本会计可能很复杂,每个项目都需要参考专业会计人员的意见。
  • 承担者:谁做项目( who)。任务的承担者是”谁”,这很关键。OPPM使管理层清楚地知道谁负责哪些任务。清晰的所属权明确显示了谁应该得到嘉奖以及谁需要帮助。

一页纸的项目管理表格是使以下内容在一个页面上呈现:

  • 项目的哪些部分是按进度进行的,哪些部分超前或落后于进度;
  • 项目的每个主要任务都由谁负责;
  • 项目执行预算和满足目标的情况如何,有哪些主要问题;
  • 目前的总体进展如何;
  • 此外还要求提供未来三个月的预测。

通常情况下,OPPM适用于一个独立的项目,有多个任务组成,有子目标和不同的负责人。但也可以应用于项目集的管理,统一制作,大的OPPM下面可以从属很多个小型的OPPM。概括的说一下一页纸项目管理如下:

  1. 一页纸项目管理的一个与众不同的亮点就是它会适度的忽略精确性。
  2. 一页纸项目管理使大家轻而易举地就看清了项目负责人的一举一动,当它在项目中发挥作用的时候,这些项目负责人便完全暴露在众目睽睽之下了。
  3. 一页纸项目管理所适用的项目范围异常广泛。
  4. 一页纸项目管理并不是要替代已有的工具,它的作用是在原有的基础上锦上添花。
  5. 通过使用一页纸项目管理,项目的胜利果实就能得以进一步地巩固,项目本身也会有更大的提高。

二、一页纸项目管理表格的建立流程

1、标题栏的书写

顶部的标题栏要有清晰的项目信息出现,包括项目的标识,项目名称,项目经理名字等。其中要注意的是项目名称的制订,这是一个高层在浏览时经常会看到的名字,你应该把最重要的引导意向在名称中清晰的显示出来。例如项目名称为“Q3完成5000个在线订单的项目”就比“Q3在线订单项目”要清晰的多。

2、写入项目中的各个成员姓名

在项目中需要出现的各个成员姓名应在第二步写入到OPPM中,请注意如果成员过多,那么要只写入重点成员或小组负责人的姓名。如果名字过多则会导致“责任分散效应”。 责任分散效应也称为旁观者效应,是指对某一件事来说,如果是单个个体被要求单独完成任务,责任感就会很强,会作出积极的反应。但如果是要求一个群体共同完成任务,群体中的每个个体的责任感就会很弱,面对困难或遇到责任往往会退缩。因为前者独立承担责任,后者期望别人多承担点儿责任。“责任分散”的实质就是人多不负责,责任不落实。

3、了解OPPM中的矩阵概念

通过一个中央矩阵让项目中的各个关键信息都出现在表格中并与四周信息一一对应:任务、时间、成本、目标、概述&预测

4、目标矩阵对应的项目子目标

在最右侧的目标矩阵对应中,我们可以罗列3-4个项目的子目标,这和WBS工作分解结构是一致的,请注意下图,顶部项目目标是工作分解结构的第一层,左侧目标矩阵对应的3-4个子目标是工作分解结构的第二层,而中间各项任务则是WBS的第三层(底层),在OPPM中,这一层已经无法再分解。

5、填写主要的任务

主要任务最多只能填写20项,如果过多,则需要拆成不同的项目或子项目去执行。

6、确定子目标与主要任务的关联关系

你有4项子目标,13项主要任务。他们的关联关系用空心圈来表示,第1、2、3项主要任务和第一个子目标“订单抓取”有着直接关联关系,于是他们之间的汇合格子被画上了空心圈。

7、确定项目的时间线

确定时间记录的频率时,请考虑里程碑。

8、将主要任务所占用的时间确定下来

9、确定项目成员和工作任务的关系

还记得第二步我们填好的项目组成员?他们必须对应所有的工作任务,在每一项工作任务中,有且只有一个成员对此有最高责任,他被标记为“A”,请记住,每一行可能有多个B或C,但有且只有一个“A”,为什么?责任分散效应!每件事,你只需要一个负责人,其它人协同。

10、没办法用时间标记的任务

在项目中,有些任务可能贯穿始终,可能与第三方有关,但却无法跟随整个项目的时间表,例如“可用性测试满意度最终达到90%”。那么就记录在下表的位置吧,同样,你需要负责人对此负责。

11、成本记录

不多说,看我群共享的基础表格,公式已经做好,每一次汇报时根据实际需求填入预算和实际发生的偏差吧。

12、最后写入摘要和下一步计划

中央矩阵的最下方,写入本期OPPM的摘要和下一步行动计划或项目发展预测。同样的,你必须少说一些才能用一页纸表达清楚。通过以上进度,预计什么时候可以完工;有哪些主观绩效的部分出问题了,可能造成什么样的项目影响。

处理完初始表格就需要在项目进行过程中对 项目进行实施跟进了。 项目进行状态 首先是标注目前的时间点,对已经进行的目标进行加粗处理,指出现在项目的时间轴。 其次是每个项目的任务完成情况。 实心原点表示完成,空心表示未完成。如按原计划完成,那么标粗的竖线应该是分割两种任务状态的,如出现竖线前有空心,则表示有任务未完成,如果随时间推移,一直有这个问题,一定得调查原因,解决此问题;打点的方式标明项目进展情况很容易理解,需要注意的是,项目团队成员一定要团结一心,PM应该在项目简历初期和队员们一道齐心协力将日期一个一个确认后,才向上级报道;这个过程也是统一思想,明确进度的过程;

为了使项目进度更加直观,OPPM规定了三种颜色来提醒读表人。 绿色:进展顺利信号 —- 项目进展好的时候当然要让老板知道 黄色:进展令人担忧 — 需要被迅速解决 红色:进展非常危险 — 引起重视,各部门也要付出心血解决。 同样花费也可以使用图形化进行标识。

个人整理的OPPM模板,仅供参考~下载地址:http://vdisk.weibo.com/s/aMnL4

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