标点符(钱魏 Way)

如何高效的控制会议时间

很久之前写了:如何开展头脑风暴会议,今天要探讨的是如何高效的去组织会议,在公司工作,很多时候都是被会议牵着鼻子走,一天下来4-5个会议成为家常便饭,很多时候你会觉得会议是在浪费时间,如何让会议变得更加高效,下面是网上的一些方法,大家一起研究学习。

 

  1. 制定22分钟的会议 – 谁规定会议时间应该是半小时或1小时的?这样的会议时间是不是有数据支撑?当然没有。30分钟或者60分钟这点时间要是留给每个人去阐述、辩论自己的观点显然不够,平均每个人需要1小时才能把思路理清。实际上不是所有的会议都可以控制在22分钟内,但是很多会议是可以控制的,我们可以尽可能的尝试将会议的时间控制的越短越好。
  2. 有一个基于目标的议程 – 有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。可以考虑在白板上写出议程的内容,同时加粗相应的关键点,由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。
  3. 提前3天发送会议邀请 – 虽然这可能是会议组织者的负担,但这能为组员降低尽可能小的成本。千万不要让会议变成大家先一起熟悉文档,这样做是对会议有准备的那些人的惩罚。(备注:个人任务提前24小时也是足够的)
  4. 准时开始 – 准时开始的会议到底有多少?答案是几乎没有。部分情况可能是因为Outlook等程序没有设置多个会议时间间隔的功能。为了偿还每天的会议时间债务,把时间控制在22分钟内可以让你有足够的时间来缓冲和休息。
  5. 站着开会 – 站着开会可以提醒大家不要染会议变得复杂或者引导到另外一个目标上去。发表你的观点或需求,否则就要保持安静。如果会上产生分歧,可以将分歧留到会后进行处理。
  6. 不要带笔记本电脑,只要一个主持人和会议记录者 – 如果你能保证会议是在22分钟内搞定,那么你就不需要带任何无关的东西进去,你需要做的是专心聆听。会议中只需一个人主持、一个人记录即可。
  7. 没有电话,以及其他 – 理由同上
  8. 注意会议重点!阻止议题蔓延 – 如果你有议程,会议主持人就要让所有参会者遵守议程。如果议程已经OK,那么开会的时候要确保会议讨论离议题太远。
  9. 尽可能快的发送会议记录 – 如果会议控制在了22分钟,那么就需要在第二次会议前尽快的将会议内容和决议发出来。

参考地址:http://www.scottberkun.com/blog/2010/the-22-minute-meeting/

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